Prenotazione visite specialistiche ed esami

Premessa

L’Asl  ha al suo servizio medici, infermieri ed altri operatori. Idem gli ambulatori e cliniche private (collaboratori esterni). I collaboratori esterni hanno convenzioni con l’ASL in cui cliniche private  e ambulatori si impegnano a collaborare con l’ASL a fronte di compensi economici. Ovviamente gli ambulatori e le cliniche private si impegnano a dare una qualità di servizio paragonabile a quella che fornisce l’ASL.

Sia l’ASL che i collaboratori esterni forniscono visite specialistiche, esami di laboratorio, ecc.

Calendario visite

• Annualmente viene stabilito il programma delle visite specialistiche e dei laboratori. Nel programma è indicato lo specialista ed i posti disponibili nei vari giorni. Il programma va fatto per ASL e per tutti i collaboratori esterni convenzionati. Il programma va fatto con largo anticipo in modo che il programma possa coprire le esigenze degli utenti
• Per dare sempre una risposta agli utenti, saranno previste delle “Liste di attesa” in cui confluiranno le richieste che non possono essere programmate

Chi prenota

• La prenotazione può essere fatta dal medico di base o dallo specialista nel momento in cui visitano il paziente
• Normalmente il medico prenotante ha già fatto il login ed ha già “riconosciuto” il suo paziente. Probabilmente ha fatto già la visita ed ha scritto il referto
• Adesso sta scrivendo la richiesta di visita specialistica
• Richiama la procedura di prenotazione (con un tasto funzionale (metodo più rapido)  o con il mouse).
• Ha già individuato la specializzazione  per la richiesta di visita specialistica; se richiesto cerca il nome dello specialista (in caso di visita di controllo probabilmente è lo stesso specialista che sta scrivendo la richiesta
• Se viene indicato il nome dello specialista, il sistema propone le disponibilità (ambulatorio, data e ora) dello specialista; per velocizzare il tutto si potrebbe proporre 3 disponibilità fra le quali l’utente possa scegliere
• Se non viene indicato lo specialista, il sistema propone al solito 3 disponibilità (ambulatorio, data e ora). In questo caso la disponibilità è più ampia con tempi di attesa più brevi
• Se non viene trovata nessuna disponibilità, la prenotazione va in una lista di attesa. Sarà cura dei gestori delle prenotazioni, avvisare l’utente appena si libera un posto e concordare ambulatorio, data e ora della visita.  
• La scelta viene confermata: l’utente va a casa con il suo referto e la sua bella prenotazione (al limite con una prenotazione in lista d’attesa)
• La stessa procedura per esami di laboratorio (esami del sangue, Tac, ecc.)
• In fase transitoria la prenotazione può essere delegata all’utente e/o ad una farmacia e/o ad una segretaria del medico

Nota

• Ho realizzato una procedura di prenotazione per un ente di beneficenza. Con un buon programma per la gestione della cartella clinica elettronica, sono sufficienti pochi secondi  per effettuare la prenotazione. Nel momento della prenotazione il sistema conosce i dati del paziente. Al momento della richiesta di visita specialistica  il sistema ha tutte le informazioni necessarie. Il sistema fa le 3 proposte ed il paziente sceglie. Se non c’è disponibilità l’utente viene inserito in lista d’attesa.

Gestione del programma delle visite specialistiche e dei laboratori per fornire un buon servizio

• La lista d’attesa va esaminata periodicamente: se la lista d’attesa è molto ampia, può indicare:
  • Programma annuale fatto con poco anticipo: l’anticipo va aumentato
  • Il numero degli specialisti è insufficiente: vanno inseriti altri specialisti
  • I laboratori per gli esami sono insufficienti: vanno inseriti altri laboratori o ampliti gli orari dei laboratori funzionanti
• Lo specialista non è più disponibile nella data prevista e deve essere sostituito. L’utente viene avvisato e:
  • Viene concordata una nuova data
  • Viene accettata la sostituzione
  • Se possibile, lo specialista recupera l’ambulatorio annullato
• L’utente rinuncia alla visita
  •  Il gestore contatta il primo utente in lista d’attesa e riempie il posto vuoto
  • Non ci sono utenti in attesa: il posto resta disponibile per future richieste
• Appena viene fatto un nuovo calendario, vanno sistemati gli utenti in lista d’attesa
• La bontà del servizio di prenotazione va valutato in base
  • ai tempi di attesa per ottenere una visita / un esame
  • al numero di utenti in lista d’attesa

La visita può essere richiesta dal medico di base, da uno specialista o dallo stesso specialista che sta curando il paziente.